Восстановление кадрового делопроизводства (КДП) - процесс, состоящий из нескольких этапов. Правильное ведение кадрового делопроизводства – важный элемент хозяйственной деятельности предприятия, необходимый для осуществления эффективного ведения предпринимательской деятельности. Оформление происходит, согласно нормам и правилам действующего законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

Все кадровые документы должны отвечать существующим законодательным нормам о труде!

Чаще всего к восстановлению кадрового делопроизводства прибегают в тех случаях, когда:

• В штате предприятия отсутствует специалист по ведению КДП;
• Планируется проверка деятельности компании контролирующими органами;
• Возникают трудовые споры с персоналом и риски возможных убытков в будущем.

Что необходимо для восстановления делопроизводства?

1. Профессиональная экспертиза имеющихся кадровых документов.
2. Проведение оценки текущего состояния действующих локально-нормативных актов на предприятии и их соответствие оформленным трудовым отношениям с сотрудниками.
3. Анализ КДП на предмет соответствия действующим нормам и законодательным требованиям о труде.

Восстановление документации: что нужно знать?

Отсутствие обязательных кадровых документов влечет за собой применение разных форм ответственности: административной или уголовной.

Поэтапная инструкция поможет разобраться в тонкостях процесса. С чего начать и как провести процедуру восстановления КДП с минимальными затратами.

• Нанимайте умного специалиста, обладающего профильным образованием и опытом восстановления КДП.
  

Существует ряд заблуждений:

1. опытный бухгалтер-универсал способен решить поставленную задачу в области КДП. Практика показывает, что это не всегда так. Задача бухгалтера сводится к тому, чтобы организовать учет расчетов с сотрудниками, для формирования достоверной своевременной налоговой отчетности (страховые взносы, НДФЛ). Нормы трудового законодательства для бухгалтера становятся вторичными по отношению к налоговому законодательству, здесь и кроются риски для руководителя предприятия: привлечение к ответственности за нарушение трудового законодательства: например, отсутствие первичных кадровых документов, нарушение сроков выплаты заработной платы, отпускных, увольнений и др. риски.
2. Привлечение для решения задачи по восстановлению КДП менеджера по подбору персонала. Этот путь также зачастую не приводит к желаемому результату. Основная функция менеджера по персоналу – обеспечить потребности предприятия в квалифицированных кадрах, оценка их профессиональных качеств, умение работать в команде, разработка системы мотивации и др. функции. Знание трудового законодательства и защита интересов работодателя – основные функции специалиста по ведению кадрового делопроизводства.

• Провести комплексную проверку (аудит) имеющихся на предприятии кадровых документов и определить объем, подлежащий восстановлению.
  

• Назначить круг лиц, ответственных за ознакомление сотрудников по подразделениям с необходимой кадровой документацией, которая включает в себя обязательные документы: штатное расписание, график отпусков, положение об оплате труда, трудовые договоры, приказы, карточки Т-2, должностные инструкции и др. документы.
  
• Восстановить недостающие документы.
  

Профессиональные услуги по восстановлению делопроизводства включают:

• Экспертный анализ;
• Оценку состояния дел;
• Внесение изменений в имеющиеся документы , составление недостающих официальных бумаг.

• Утрата документации по разным причинам;
• Выявление ошибок в документации;
• Испорченные официальные бумаги, которые требуются контролирующими инстанциями, но их состояние не позволяет предоставить их в контрольные органы;
• Отсутствие официальных документов, которые являются обязательными.

Правильность ведения кадрового делопроизводства – важный фактор успешного развития фирмы, роста ее стоимости на рынке и минимизация убытков, связанных с прохождением проверок со стороны контролирующих органов.